Equans: capaciteit en kwaliteit voor tendertrajecten
Voor een grote technische dienstverlener verzorgden wij interim ondersteuning binnen het tendermanagementteam. Dankzij directe inzetbaarheid, een gestructureerde aanpak en extra capaciteit werden aanbestedingen tijdig en met hogere kwaliteit ingediend.
Analyse
Equans, een grote technische dienstverlener in Nederland zag een groeiende vraag naar ondersteuning bij het inschrijven op aanbestedingen en tenders. Door de toenemende complexiteit van uitvragen werd het steeds belangrijker om gestructureerd, overtuigend en tijdig in te schrijven.
De organisatie beschikt over veel technische kennis en praktijkervaring, maar deze werd niet altijd optimaal vertaald naar onderscheidende tenderdocumenten. Daarnaast stond de beschikbare capaciteit onder druk, waardoor extra ondersteuning gewenst was bij het coördineren en opstellen van kwalitatief sterke inschrijvingen.
Aanpak
Om de tenderorganisatie te versterken hebben wij ondersteuning geboden gedurende het volledige inschrijfproces. Daarbij zijn de uitvragen geanalyseerd, eisen en wensen vertaald naar concrete acties en zijn verantwoordelijkheden binnen het tenderteam duidelijk vastgelegd.
In samenwerking met inhoudelijke experts zijn plannen van aanpak, kwaliteitsdocumenten en onderscheidende teksten opgesteld die aansloten bij de beoordelingscriteria van opdrachtgevers. Daarnaast hebben wij gezorgd voor een strakke planning, voortgangsbewaking en afstemming tussen de verschillende betrokken disciplines.
Gedurende het traject fungeerden wij als verlengstuk van de interne tenderorganisatie, waardoor kennis vanuit de operatie effectief werd vertaald naar een overtuigende en goed onderbouwde inschrijving.
Resultaat
Door de aanvullende ondersteuning beschikte de organisatie over meer slagkracht tijdens tendertrajecten en konden meerdere inschrijvingen gelijktijdig worden voorbereid zonder concessies te doen aan kwaliteit.
De samenwerking resulteerde in beter gestructureerde inschrijvingen, een hogere kwaliteit van tenderdocumentatie en meer rust binnen de organisatie tijdens piekperiodes. Daarnaast werd waardevolle kennis vastgelegd, waardoor toekomstige aanbestedingen efficiënter konden worden voorbereid.
Het project liet zien dat de combinatie van inhoudelijke expertise, procesbeheersing en professionele tenderondersteuning een belangrijke bijdrage kan leveren aan het succesvol verwerven van nieuwe opdrachten.
